Gefährdungs­beurteilung aktualisieren: welche Frist gilt

Die Gefährdungsbeurteilung liegt im Ordner, unterschrieben, drei Jahre alt. Seitdem sind zwei Maschinen dazugekommen, und eine Kollegin arbeitet jetzt im Lager statt an der Kasse. Gilt das Dokument noch? Die Antwort steht nicht dort, wo die meisten suchen: Das Arbeitsschutzgesetz nennt für die Gefährdungsbeurteilung kein Intervall. Einige Verordnungen tun es doch, eine davon mit einer konkreten Zahl. Dieser Beitrag sortiert, welche Frist woher kommt, welche Anlässe sofort zählen und was Sie festhalten, wenn die Durchsicht nichts ergeben hat.

Warum das Arbeitsschutzgesetz keine Frist nennt

§ 5 ArbSchG verlangt die Beurteilung der Gefährdungen, § 6 ArbSchG die Unterlagen dazu. Ein Intervall steht in keiner der beiden Vorschriften. Die Pflicht zur Durchsicht steht trotzdem im Gesetz, nur eine Ebene höher: Nach § 3 Abs. 1 Satz 2 ArbSchG hat der Arbeitgeber „die Maßnahmen auf ihre Wirksamkeit zu überprüfen und erforderlichenfalls sich ändernden Gegebenheiten anzupassen“. Eine Dauerpflicht ohne Termin.

§ 6 Abs. 1 ArbSchG wird gern überdehnt. Die Unterlagen müssen das Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung, die festgelegten Maßnahmen und „das Ergebnis ihrer Überprüfung“ ausweisen. Das „ihrer“ meint die Maßnahmen, nicht die Beurteilung. Ein fester Prüfrhythmus für das Dokument folgt daraus nicht, die Wirksamkeitskontrolle der Maßnahmen dagegen schon.

Die Verordnungen, die doch einen Takt nennen

Unterhalb des ArbSchG wird es konkreter. Für Arbeitsmittel sagt § 3 Abs. 7 BetrSichV: „Die Gefährdungsbeurteilung ist regelmäßig zu überprüfen. Dabei ist der Stand der Technik zu berücksichtigen.“ Auch hier fehlt die Zahl. „Regelmäßig“ ist aber deutlich mehr als „gelegentlich“.

Eine einzige feste Zahl steht in der Aufstellung: mindestens jedes zweite Jahr, aus § 4 Abs. 2 BioStoffV. Sie gilt für Tätigkeiten mit Biostoffen und damit nicht in jedem Betrieb. Sonst bleibt es bei „regelmäßig“, und was das heißt, legen Sie fest. Dasselbe Muster kennen Sie von den Prüfungen: Prüffristen für Arbeitsmittel zeigt, wie § 14 BetrSichV die Frist an Ihre eigene Ermittlung knüpft.

Die Anlässe, die sofort zählen

Wichtiger als der Takt sind die Auslöser. § 3 Abs. 7 Satz 4 BetrSichV verlangt eine unverzügliche Aktualisierung, wenn einer von drei Fällen eintritt:

• Sicherheitsrelevante Veränderungen der Arbeitsbedingungen, ausdrücklich einschließlich der Änderung von Arbeitsmitteln.
• Neue Informationen, insbesondere Erkenntnisse aus dem Unfallgeschehen oder aus der arbeitsmedizinischen Vorsorge.
• Unwirksame Schutzmaßnahmen: Die Überprüfung nach § 4 Abs. 5 BetrSichV hat ergeben, dass die Maßnahmen nicht wirksam oder nicht ausreichend sind.

Für Gefahrstoffe steht dieselbe Logik in § 6 Abs. 10 GefStoffV: umgehend aktualisieren, wenn maßgebliche Veränderungen oder neue Informationen es erfordern. Beide Vorschriften zielen auf den Anlass, nicht auf den Kalender.

Der letzte Punkt fällt am häufigsten hinten herunter. Eine aktualisierte Beurteilung ohne passende Unterweisung ist die halbe Akte. Was in den Nachweis gehört, steht in Unterweisung dokumentieren.

Der Vermerk, wenn nichts zu ändern war

Die unauffälligste Regel dieses Themas ist die praktisch wichtigste. § 3 Abs. 7 Satz 5 BetrSichV: Ergibt die Überprüfung, dass keine Aktualisierung erforderlich ist, hat der Arbeitgeber dies unter Angabe des Datums der Überprüfung in der Dokumentation zu vermerken. Für Tätigkeiten mit Biostoffen ordnet § 4 Abs. 2 BioStoffV dasselbe an.

Ohne diesen Vermerk sieht eine Beurteilung von 2023 im Jahr 2026 aus wie eine, um die sich nie jemand gekümmert hat. Mit ihm steht da: überprüft am 12.03.2026, keine Änderung erforderlich. Eine Zeile Text zwischen „veraltet“ und „bestätigt“.

Wie eine Durchsicht im Kleinbetrieb abläuft

Ein Beispiel aus der Werkstatt: sechs Beschäftigte, Beurteilung von 2024, seitdem eine neue Absauganlage, ein Arbeitsplatzwechsel und ein Schnitt am Daumen mit vier Tagen Ausfall. Das sind drei Anlässe, nicht einer. Der Unfall ist zugleich nach § 6 Abs. 2 ArbSchG zu erfassen: mehr als drei Tage Ausfall.

Drei Lücken fallen bei einer Prüfung besonders oft auf:

• Kein Datum der letzten Durchsicht. Das Erstelldatum sagt nichts darüber, ob seitdem jemand hingesehen hat.
• Das neue Arbeitsmittel steht nirgends. Die Anschaffung ist in der Buchhaltung, in der Beurteilung nicht.
• Maßnahmen ohne Wirksamkeitskontrolle. § 3 Abs. 1 ArbSchG verlangt sie, § 6 Abs. 1 ArbSchG will ihr Ergebnis in den Unterlagen sehen.

GBUPilot hält den Stand fest: die Beurteilung als dokumentierten Entwurf nach §§ 5, 6 ArbSchG, die Unterweisungen mit einer Ampel, die 30 Tage vor Ablauf der zwölf Monate auf Gelb springt, und die Pflichtprüfungen mit frei einstellbarem Intervall je Gegenstand. Was die Software nicht leistet: entscheiden, ob eine Änderung sicherheitsrelevant war. Dafür bleibt die Fachkraft für Arbeitssicherheit zuständig. Wo die Pflicht beginnt, steht in Gefährdungsbeurteilung: Pflicht ab dem ersten Mitarbeiter.

Häufige Fragen

Wie oft muss die Gefährdungs­beurteilung aktualisiert werden?

Ein allgemeines Intervall gibt es nicht. Das Arbeitsschutzgesetz nennt keine Frist, verlangt in § 3 Abs. 1 ArbSchG aber, die Maßnahmen auf ihre Wirksamkeit zu überprüfen und anzupassen. Konkreter werden die Verordnungen: § 3 Abs. 7 BetrSichV und § 6 Abs. 10 GefStoffV verlangen eine regelmäßige Überprüfung ohne Zahl, § 4 Abs. 2 BioStoffV mindestens jedes zweite Jahr.

Muss die Gefährdungs­beurteilung jährlich überprüft werden?

Nicht von Gesetzes wegen. Die mindestens jährliche Wiederholung gehört zur Unterweisung und steht in § 4 Abs. 1 der DGUV Vorschrift 1, der Unfallverhütungsvorschrift der Berufsgenossenschaften. Ein jährlicher Durchsichttermin für die Gefährdungsbeurteilung ist eine sinnvolle betriebliche Festlegung, folgt als Pflicht aber weder aus dem ArbSchG noch aus der BetrSichV.

Was löst eine sofortige Aktualisierung aus?

Drei Fälle nennt § 3 Abs. 7 Satz 4 BetrSichV: sicherheitsrelevante Veränderungen der Arbeitsbedingungen einschließlich der Änderung von Arbeitsmitteln, neue Informationen aus dem Unfallgeschehen oder der arbeitsmedizinischen Vorsorge, und der Befund, dass Schutzmaßnahmen nicht wirksam oder nicht ausreichend sind. Für Gefahrstoffe gilt § 6 Abs. 10 GefStoffV.

Muss ich dokumentieren, wenn sich nichts geändert hat?

Ja, in den Bereichen von BetrSichV und BioStoffV. § 3 Abs. 7 Satz 5 BetrSichV verlangt einen Vermerk mit dem Datum der Überprüfung, wenn keine Aktualisierung erforderlich ist. § 4 Abs. 2 BioStoffV ordnet dasselbe für Tätigkeiten mit Biostoffen an. Ohne den Vermerk lässt sich später nicht zeigen, dass überprüft wurde.

Reicht es, nur den geänderten Teil zu aktualisieren?

Ja. Die Beurteilung ist je nach Art der Tätigkeiten vorzunehmen, bei gleichartigen Arbeitsbedingungen genügt die Beurteilung eines Arbeitsplatzes oder einer Tätigkeit (§ 5 Abs. 2 ArbSchG). Ändert sich eine Tätigkeit, beurteilen Sie diese neu; der übrige Bestand bleibt. Die Änderung muss mit Datum sichtbar werden.

Das Wichtigste in Kürze

Dieser Beitrag dokumentiert Pflichten und Fristen und ersetzt weder eine Fachkraft für Arbeitssicherheit noch eine Rechtsberatung. Maßgeblich ist die Prüfung Ihres Betriebs im Einzelfall.