Arbeitsschutz einfach dokumentieren.
Gefährdung, Maßnahme, Verantwortlicher, Frist, Nachweis: verbunden statt in drei Ordnern. Sie sehen heute, was fehlt, und haben bei einer Prüfung alles griffbereit.
✓ Alle 7 Schritte der Gefährdungsbeurteilung✓ Nachweismappe zum Ausdrucken✓ Ampel 30 Tage vor jeder Frist
Die Berufsgenossenschaft prüft Nachweise – keine guten Absichten
Was nicht dokumentiert ist, gilt als nicht getan. GBUPilot macht aus drei Pflichten eine Routine, die im Betriebsalltag hält.
Gefährdungsbeurteilung (GBU)
§ 5 ArbSchG verlangt sie von jedem Arbeitgeber ab dem ersten Beschäftigten, § 6 ArbSchG ihre Dokumentation. Branche wählen, Gefährdungen aus dem Katalog übernehmen, Maßnahmen dokumentieren – fertig ist der Entwurf.
Unterweisungen mit Frist
Bei der Einstellung und bei jeder Veränderung im Aufgabenbereich (§ 12 ArbSchG) – und mindestens einmal jährlich zu wiederholen (§ 4 DGUV Vorschrift 1). Die Ampel warnt 30 Tage, bevor die Wiederholung fällig wird.
Prüffristen im Griff
Elektrische Anlagen und Betriebsmittel (DGUV V3), Leitern und Tritte, Feuerlöscher: Arbeitsmittel sind wiederkehrend durch eine befähigte Person prüfen zu lassen (§ 14 BetrSichV). GBUPilot rechnet jede Frist mit.
Bußgeld bis 30.000 € nach Anordnung
§ 25 ArbSchG: Verstöße gegen Arbeitsschutzpflichten sind Ordnungswidrigkeiten; bei Zuwiderhandlung gegen eine vollziehbare Anordnung reicht der Rahmen bis 30.000 €. Dazu drohen Straftat (§ 26 ArbSchG) und Regress der Berufsgenossenschaft (§ 110 SGB VII).
In drei Schritten zur sauberen Arbeitsschutz-Doku
Kein Ordner-Chaos, kein Excel – drei Module, die zusammengehören.
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GBU erstellen
Branche wählen – Handwerk, Gastro, Praxis, Büro oder Einzelhandel. Der Katalog schlägt die typischen Gefährdungen mit Maßnahmen vor; Sie prüfen, ergänzen und dokumentieren den Entwurf.
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Team unterweisen
Mitarbeiter anlegen, Unterweisung mit Thema und Datum dokumentieren. Die jährliche Wiederholung verfolgt die Ampel pro Person – „heute erledigt“ ist ein Tipp.
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Prüffristen eintragen
Jedes Arbeitsmittel mit Intervall und letztem Prüfdatum. Gelb ab 30 Tagen vor der Frist, rot bei Überschreitung – die Nachweis-Mappe bündelt alles für die Berufsgenossenschaft.
Kostenloser Betriebs-Check: sieben Fragen, dann steht da, was fehlt
Ohne Konto, ohne E-Mail-Adresse. Es wird nichts gespeichert – auch nicht anonym. Sie bekommen eine Liste mit Fundstelle zu jeder Zeile und einen Plan für heute, 30 und 90 Tage.
Ihr Betrieb
Alle mitzählen: Vollzeit, Teilzeit, Minijob, Aushilfen, Auszubildende. Die Pflichten des Arbeitsschutzgesetzes hängen weder an der Stundenzahl noch an der Sozialversicherungsform (§ 2 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG).
So wird dieses Ergebnis berechnet
- Bußgeld bis 30.000 € nach behördlicher Anordnung (§ 25 ArbSchG)
Die Angaben sind Rechtsstand und keine Rechtsberatung. Maßgeblich ist immer der Einzelfall; die Fundstellen stehen daneben, damit Sie sie nachlesen können.
So sieht aus, was Sie am Ende in der Hand haben
Kein Werbebild, sondern dieselben Seiten, die GBUPilot für Ihren Betrieb erzeugt – gefüllt mit erfundenen Beispieldaten einer Schreinerei. Öffnen, ansehen, im Browser als PDF sichern.
Das Beispiel ist absichtlich nicht perfekt: Es enthält eine überfällige Maßnahme, eine Maßnahme ohne Verantwortlichen und eine Gefährdung, die noch niemand beurteilt hat. Genau dafür gibt es das Werkzeug.
Der Unterschied: Es hängt zusammen
Die meisten Lösungen führen Gefährdungen, Maßnahmen, Unterweisungen und Prüfungen als vier getrennte Listen. Bei einer Prüfung müssen Sie den Zusammenhang dann mündlich herstellen.
- Gefährdungermittelt aus dem Branchenkatalog, der Begehung oder eigener Kenntnis
- BeurteilungEintrittswahrscheinlichkeit und Schadensschwere, oder ein begründetes „nicht erforderlich“
- Maßnahmein der Rangfolge des § 4 ArbSchG, mit Verantwortlichem und Frist
- UmsetzungStand, Datum, Nachweis
- Wirksamkeitwer hat wann und wie festgestellt, dass es gewirkt hat (§ 3 Abs. 1 Satz 2 ArbSchG)
- Fortschreibungneue Fassung mit Änderungsgrund, alte Fassung bleibt lesbar
Jeder Schritt bleibt mit dem vorigen verbunden. Deshalb beantwortet die Nachweismappe die Frage „warum diese Maßnahme?“ ohne dass jemand daneben steht.
Ab wie vielen Beschäftigten brauche ich eine Gefährdungsbeurteilung?
Ab dem ersten. § 5 ArbSchG verpflichtet jeden Arbeitgeber, die Gefährdungen bei der Arbeit zu ermitteln und die erforderlichen Maßnahmen zu treffen – branchenunabhängig und ohne Mindestgröße. § 6 ArbSchG verlangt zusätzlich, das Ergebnis zu dokumentieren. Eine Beurteilung, die nur im Kopf existiert, gilt bei einer Prüfung als nicht vorhanden.
Muss die Unterweisung wirklich jedes Jahr sein?
Das ArbSchG selbst nennt keine Jahresfrist. § 12 Abs. 1 ArbSchG verlangt die Unterweisung bei der Einstellung, bei Veränderungen im Aufgabenbereich und vor Einführung neuer Arbeitsmittel, danach an die Gefährdungsentwicklung angepasst und erforderlichenfalls regelmäßig wiederholt. Die mindestens jährliche Wiederholung steht in § 4 der DGUV Vorschrift 1; dieses autonome Recht der Unfallversicherungsträger ist über § 15 Abs. 1 SGB VII verbindlich. GBUPilot rechnet mit 12 Monaten.
Was kostet ein Verstoß?
Ordnungswidrigkeiten werden mit Geldbuße bis 5.000 € geahndet, bei Zuwiderhandlung gegen eine vollziehbare Anordnung bis 30.000 € (§ 25 ArbSchG). Vorsätzliche Verstöße, die Leben oder Gesundheit gefährden, sind eine Straftat (§ 26 ArbSchG). Der teurere Fall steht daneben: Nach § 110 SGB VII nimmt die Berufsgenossenschaft bei vorsätzlicher oder grob fahrlässiger Herbeiführung eines Versicherungsfalls Regress bis zur Höhe des zivilrechtlichen Schadensersatzanspruchs – nach oben nicht gedeckelt.
In welchen Abständen müssen Arbeitsmittel geprüft werden?
§ 14 BetrSichV verlangt eine Prüfung vor der erstmaligen Verwendung und wiederkehrende Prüfungen durch eine befähigte Person. Art, Umfang und Fristen ergeben sich aus Ihrer Gefährdungsbeurteilung, nicht aus einer Tabelle im Gesetz. Für elektrische Betriebsmittel konkretisiert die DGUV Vorschrift 3, für Leitern und Tritte die DGUV Information 208-016. GBUPilot führt diese Intervalle als Empfehlung. Fest ist nur der Feuerlöscher: alle zwei Jahre durch einen Fachkundigen (ASR A2.2).
Ersetzt GBUPilot die Fachkraft für Arbeitssicherheit?
Nein. Die Software führt den Gefährdungskatalog, dokumentiert Unterweisungen mit einer Mitarbeiter-Ampel (rot, wenn die Unterweisung fehlt oder älter als 12 Monate ist) und überwacht Prüffristen mit einer eigenen Ampel (rot bei nie geprüft oder überfällig). Die fachliche Beurteilung im Einzelfall, die Betreuung nach ASiG und die Beratung bleiben bei Ihrer Fachkraft für Arbeitssicherheit und Ihrem Betriebsarzt.
Was sich für Sie ändert
Heute
- Gefährdungsbeurteilung als Word-Datei von 2019, seitdem nicht angefasst.
- Unterweisungen mit Unterschriftenliste im Ordner, Frist sieht niemand.
- Prüfplaketten am Gerät, aber keine Übersicht, was als Nächstes fällig ist.
- Vor dem BG-Besuch drei Abende Unterlagen zusammensuchen.
Mit GBUPilot
- Branchen-Gefährdungskatalog, Maßnahmen je Gefährdung dokumentiert (§§ 5, 6 ArbSchG).
- Ampel je Mitarbeiter: rot ab 12 Monaten ohne Unterweisung, gelb 30 Tage davor.
- Prüffristen je Gegenstand mit eigenem Intervall, Feuerlöscher voreingestellt auf 24 Monate.
- Nachweis-Mappe auf Knopfdruck statt Aktenordner.
Aktuell kostenlos
Alles enthalten
Nutzen Sie derzeit sämtliche Funktionen kostenlos. Sie brauchen keine Kreditkarte und gehen kein Abonnement ein.
- Sämtliche Funktionen, auch Export und Erinnerungen
- Keine Kreditkarte, keine Zahlungsdaten
- Kein Abonnement, keine Testphase, die sich verlängert
- Ein kostenloses Konto brauchen Sie nur zum Speichern und für Erinnerungen
Das Konto ist kostenlos und erforderlich, damit Ihre Vorgänge und Fristen gespeichert werden können.
Für Ihren Vorgang
Jeder Vorgang hat bei GBUPilot eine eigene Seite:
- Was fehlt im Arbeitsschutz Ihres Betriebs?
- Welche Arbeitsschutzpflicht trifft Ihren Betrieb – und was für eine Frist steckt dahinter?
- Wie viele Ersthelfer und Brandschutzhelfer braucht Ihr Betrieb?
- Wann ist die nächste Prüfung fällig – und ist das überhaupt eine Frist?
- Wie viele Stunden Betriebsarzt und Fachkraft für Arbeitssicherheit braucht mein Betrieb?
- Psychische Belastung beurteilen, ohne Menschen zu bewerten
Häufige Fragen
Brauche ich eine Gefährdungsbeurteilung wirklich schon ab dem ersten Mitarbeiter?
Ja. § 5 ArbSchG verpflichtet jeden Arbeitgeber zur Gefährdungsbeurteilung – unabhängig von Branche und Betriebsgröße, also ab dem ersten Beschäftigten. § 6 ArbSchG verlangt zusätzlich die Dokumentation. Es gibt keine Kleinbetriebs-Ausnahme.
Wie oft muss ich unterweisen?
§ 12 ArbSchG verlangt die Unterweisung bei der Einstellung, bei Veränderung im Aufgabenbereich und bei Einführung neuer Arbeitsmittel – jeweils vor Aufnahme der Tätigkeit. Das ArbSchG selbst nennt keine Jahresfrist: Die mindestens jährliche Wiederholung und die Aufzeichnungspflicht stehen in § 4 der DGUV Vorschrift 1. GBUPilot nennt beide Fundstellen ehrlich, statt eine einzige zu erfinden.
Welche Prüffristen gelten für elektrische Betriebsmittel?
Die Prüfung selbst ist Pflicht: § 14 BetrSichV verlangt, Arbeitsmittel vor der erstmaligen Verwendung und wiederkehrend durch eine befähigte Person prüfen zu lassen – für elektrische Anlagen und Betriebsmittel konkretisiert das die DGUV Vorschrift 3. Das Intervall ergibt sich aus Ihrer Gefährdungsbeurteilung; die üblichen Jahreswerte sind Richtwerte, keine Gesetzesfristen. Anders die Feuerlöscher: Die ASR A2.2 verlangt die Wartung alle zwei Jahre durch einen Fachkundigen.
Was droht, wenn nichts dokumentiert ist?
Verstöße gegen Arbeitsschutzpflichten sind Ordnungswidrigkeiten (§ 25 ArbSchG) – Geldbuße bis 5.000 €, bei Zuwiderhandlung gegen eine vollziehbare Anordnung bis 30.000 €. Bei vorsätzlicher Gefährdung von Leben oder Gesundheit droht eine Straftat (§ 26 ArbSchG). Und nach einem Arbeitsunfall kann die Berufsgenossenschaft bei vorsätzlicher oder grob fahrlässiger Herbeiführung Regress nehmen (§ 110 SGB VII).
Ersetzt GBUPilot eine Fachkraft für Arbeitssicherheit?
Nein – ganz ehrlich: GBUPilot dokumentiert Ihre Pflichten und Fristen und führt Sie durch die Gefährdungsbeurteilung. Die Software ersetzt weder die fachliche Prüfung Ihres Betriebs durch eine Fachkraft für Arbeitssicherheit noch eine Rechtsberatung im Einzelfall. Die Verantwortung bleibt bei Ihnen.
Ich habe monatelang nichts dokumentiert. Bringt der Einstieg jetzt noch etwas?
Ja, aber ohne Schönfärberei. Zurückliegende Unterweisungen und Prüfungen können Sie mit ihrem echten Datum nachtragen; Datumsangaben in der Zukunft nimmt das System nicht an. Was nie stattgefunden hat, wird durch keine Software rückwirkend zur Pflichterfüllung. Ab heute sauber weiterzuführen ist trotzdem besser als gar nicht.
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