Verbandbuch: Erste-Hilfe-Leistungen richtig dokumentieren

Ein Pflaster nach einem Schnitt in den Finger, ein Kühlpack nach einem Stoß: Auch die kleinste Erste-Hilfe-Leistung im Betrieb ist aufzuzeichnen. § 24 Abs. 6 DGUV Vorschrift 1 verlangt die Dokumentation jeder Erste-Hilfe-Leistung und fünf Jahre Verfügbarkeit, vertraulich. Das Wort „Verbandbuch“ steht dort nicht, eine Form auch nicht. Dieser Beitrag zeigt, welche sechs Angaben hineingehören, wo die Aufzeichnung liegen darf und wann aus dem Eintrag eine Unfallanzeige wird.

Was § 24 Abs. 6 DGUV Vorschrift 1 verlangt

Der Wortlaut hat zwei Sätze: „Der Unternehmer hat dafür zu sorgen, dass jede Erste-Hilfe-Leistung dokumentiert und diese Dokumentation fünf Jahre lang verfügbar gehalten wird. Die Dokumente sind vertraulich zu behandeln.“ Drei Wörter tragen die Pflicht. Jede heißt: Es gibt keine Schwelle nach Schwere der Verletzung. Fünf Jahre heißt: Die Aufzeichnung muss so lange auffindbar bleiben. Vertraulich heißt: Nicht jeder im Betrieb darf mitlesen.

„Dafür zu sorgen“ bedeutet auch: Der Inhaber muss nicht selbst schreiben. Er muss aber festlegen, wer einträgt, wo die Aufzeichnungen liegen und wer darauf zugreift. In einem kleinen Betrieb ist das oft die Ersthelferin oder der Ersthelfer; wie viele davon nötig sind, steht in unserem Beitrag zur Zahl der Ersthelfer und Brandschutzhelfer.

Die DGUV Vorschrift 1 ist kein Gesetz, aber verbindlich. Die Unfallversicherungsträger erlassen Unfallverhütungsvorschriften nach § 15 Abs. 1 SGB VII „als autonomes Recht“. Die DGUV veröffentlicht den Mustertext; maßgeblich ist die Fassung Ihrer Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse. § 32 DGUV Vorschrift 1 nennt § 24 Abs. 6 ausdrücklich als Ordnungswidrigkeit im Sinne des § 209 Abs. 1 Nr. 1 SGB VII. Der Rahmen dafür beträgt nach § 209 Abs. 3 SGB VII bis zu 10.000 €.

Wozu das Ganze? Die DGUV Regel 100-001 nennt drei Zwecke: Die lückenlose Aufzeichnung ist Grundlage für die Planung der Ersten Hilfe, sie hilft, Unfallschwerpunkte zu erkennen, und sie kann im Einzelfall den Nachweis für das Vorliegen eines Arbeitsunfalls liefern. Der Meldeblock der DGUV (Information 204-021) sagt es praktischer: Die Aufzeichnungen können sehr wichtig sein, wenn Spätfolgen eintreten.

Die sechs Angaben eines vollständigen Eintrags

Die Vorschrift selbst zählt keine Angaben auf. Das tut die DGUV Regel 100-001 in Abschnitt 4.6.6 (Ausgabe Juni 2025). Eine DGUV-Regel konkretisiert die Pflicht; sie ist keine eigene Pflicht. Wer die sechs Angaben festhält, erfüllt aber genau das, was die Unfallversicherung unter einer brauchbaren Dokumentation versteht.

Drei Fehler tauchen in der Praxis immer wieder auf:

• Der Hergang fehlt. „Schnitt Finger“ reicht nicht. Ohne Hergang lässt sich später nicht zeigen, dass die Verletzung bei der versicherten Tätigkeit entstanden ist.
• Kleine Fälle werden ausgelassen. Die Vorschrift sagt „jede“. Gerade der Kratzer, aus dem eine Entzündung wird, braucht den Eintrag vom ersten Tag.
• Die helfende Person bleibt offen. Hat eine Kollegin ohne Ersthelferausbildung geholfen, gehört ihr Name trotzdem hinein.

Buch, Meldeblock oder Datei: Die Form ist frei, der Zugriff nicht

Die DGUV Regel 100-001 ist hier eindeutig: „Die Form der Erfassung der zu dokumentierenden Daten ist nicht festgelegt.“ Genannt werden der Meldeblock der DGUV Information 204-021 und „eine geeignete elektronische Form“. Ein gebundenes Heft ist also nicht vorgeschrieben, aber auch nicht verboten.

Die Grenze zieht der zweite Satz der Vorschrift und das Datenschutzrecht. Einträge über Verletzungen sind Gesundheitsdaten. Deren Verarbeitung ist nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO grundsätzlich untersagt. Zulässig wird sie über Art. 9 Abs. 2 Buchst. b DSGVO, weil der Arbeitgeber damit eine Pflicht aus dem Recht der sozialen Sicherheit erfüllt; § 26 Abs. 3 BDSG regelt dasselbe für Beschäftigte. Die Erlaubnis reicht aber nur so weit wie die Erforderlichkeit. Ein Buch am Schwarzen Brett, in dem jeder Eintragende die früheren Einträge liest, ist davon nicht gedeckt.

Wie der Zugriffsschutz aussieht, lässt die DGUV Regel 100-001 offen und nennt Beispiele: technische Maßnahmen wie Zugriffsbeschränkungen oder organisatorische wie eine schriftliche betriebliche Anweisung. Der Meldeblock empfiehlt, die leeren Formulare beim Erste-Hilfe-Material aufzubewahren und die ausgefüllten an einem Ort zu sammeln, an dem Unbefugte nicht herankommen. Das ist eine Empfehlung; die Vertraulichkeit selbst ist Pflicht.

Zur Frist: Die fünf Jahre nennen keinen ausdrücklichen Beginn. Der Tag der dokumentierten Leistung ist der einzige Tag, den jeder Eintrag sicher trägt, und damit der naheliegende Anker. Nach Ablauf trägt § 24 Abs. 6 DGUV Vorschrift 1 die Aufbewahrung nicht mehr. Wer Gesundheitsdaten länger behält, braucht dafür einen eigenen Grund.

Eintrag oder Unfallanzeige: zwei Pflichten, zwei Schwellen

Die Dokumentation ersetzt die Unfallanzeige nicht, und die Anzeige ersetzt den Eintrag nicht. § 193 Abs. 1 Satz 1 SGB VII verlangt die Anzeige an den Unfallversicherungsträger erst, wenn Versicherte getötet oder so verletzt sind, dass sie mehr als drei Tage arbeitsunfähig werden. Die Frist beträgt nach § 193 Abs. 4 Satz 1 SGB VII drei Tage, gerechnet ab der Kenntnis des Unternehmers. Die Einzelheiten stehen in unserem Beitrag zur Unfallanzeige nach § 193 SGB VII.

Die beiden Pflichten stehen in verschiedenen Vorschriften und haben verschiedene Bußgeldrahmen. Die versäumte Unfallanzeige fällt unter § 209 Abs. 1 Nr. 9 SGB VII und damit unter den Auffangsatz des Absatzes 3. Das fehlende Erste-Hilfe-Material ist ein Tatbestand der Arbeitsstättenverordnung. Die Zahlen sind Obergrenzen, keine Regelbeträge.

Praxisbeispiel: der Schnitt, aus dem eine Arbeitsunfähigkeit wird

Ein Beispiel mit erfundenen Daten: Eine Tischlerei mit zwölf Beschäftigten. Am Montag, 14.09.2026, um 10:15 Uhr rutscht ein Geselle beim Anfasen einer Kante mit dem Stechbeitel ab und schneidet sich in den linken Handballen. Die Ersthelferin reinigt die Wunde, legt einen Verband an, der Geselle arbeitet weiter. Sie füllt ein Blatt aus dem Meldeblock aus: Name, Werkstatt Hobelbank 2, Uhrzeit, Hergang, etwa 2 cm lange Schnittwunde, Zeuge der Auszubildende, Verband um 10:20 Uhr, ihr eigener Name. Das Blatt kommt in den abschließbaren Schrank im Büro.

Am Mittwoch, 16.09., meldet sich der Geselle: Die Wunde hat sich entzündet, der Arzt hat ihn bis einschließlich Montag, 21.09., arbeitsunfähig geschrieben. Das sind mehr als drei Tage. Aus dem harmlosen Eintrag wird eine anzeigepflichtige Unfallfolge. Die Anzeigepflicht steht erst mit der Arbeitsunfähigkeit fest; sicher ist, wer noch am Mittwoch anzeigt. Hergang, Uhrzeit und Zeuge stehen bereits auf dem Blatt vom Montag; niemand muss sich zwei Tage später erinnern.

Ohne den Eintrag stünde nur die Aussage des Gesellen im Raum, er habe sich am Montag in der Werkstatt geschnitten. Mit dem Eintrag gibt es Datum, Uhrzeit, Hergang und einen Zeugen. Genau diesen Nachweis meint die DGUV Regel 100-001 mit dem „versicherungsrechtlichen Aspekt“.

An dieser Stelle hilft GBUPilot. Der Unfallanzeige-Rechner fragt Unfalltag, Kenntnisdatum und Dauer der Arbeitsunfähigkeit ab und kennt drei Ergebnisse: anzeigepflichtig, nicht anzeigepflichtig und offen, solange die Arbeitsunfähigkeit andauert. Er rechnet die Frist ab Kenntnis und nennt, an wen die Anzeige geht. Der Verbandkasten-Rechner nennt neben der Zahl der Kästen die sechs Angaben, die fünf Jahre Aufbewahrung und die Datenschutzpunkte der Dokumentation. Beide Rechner speichern nichts.

Häufige Fragen

Ist ein Verbandbuch Pflicht?

Pflicht ist die Dokumentation jeder Erste-Hilfe-Leistung nach § 24 Abs. 6 DGUV Vorschrift 1, ein Buch ist es nicht. Die Form ist nach DGUV Regel 100-001 nicht festgelegt: Meldeblock, Einzelblatt oder eine geeignete elektronische Form sind möglich.

Wie lange muss das Verbandbuch aufbewahrt werden?

Die Dokumentation der Erste-Hilfe-Leistungen ist fünf Jahre lang verfügbar zu halten. Das steht in § 24 Abs. 6 Satz 1 DGUV Vorschrift 1; einen ausdrücklichen Fristbeginn nennt die Vorschrift nicht, naheliegend ist der Tag der Leistung.

Muss auch ein Pflaster ins Verbandbuch?

Ja, die Vorschrift verlangt die Dokumentation jeder Erste-Hilfe-Leistung, ohne Mindestschwere. Gerade kleine Verletzungen können später Folgen haben, und dann belegt der Eintrag, dass sie bei der Arbeit entstanden sind.

Darf das Verbandbuch offen im Verbandkasten liegen?

Leere Formulare dürfen dort liegen, ausgefüllte Einträge nicht offen. Die Dokumente sind nach § 24 Abs. 6 Satz 2 DGUV Vorschrift 1 vertraulich zu behandeln, und es sind Gesundheitsdaten im Sinne des Art. 9 DSGVO; sie gehören an einen Ort mit beschränktem Zugriff.

Das Wichtigste in Kürze

Dieser Beitrag dokumentiert Pflichten und Fristen und ersetzt weder eine Fachkraft für Arbeitssicherheit noch eine Rechtsberatung. Maßgeblich ist die Prüfung Ihres Betriebs im Einzelfall.