Gefährdungsbeurteilung-Vorlage: was sie offen lässt

Wer eine Vorlage für die Gefährdungsbeurteilung sucht, sucht eine Abkürzung. Es gibt sie zur Hälfte: Muster für Handwerk, Gastronomie, Büro oder Arztpraxis liefern die Gliederung, die Systematik und eine Liste typischer Gefährdungen. Was kein Muster liefern kann, ist das Ergebnis. § 6 Abs. 1 ArbSchG verlangt Unterlagen über drei Angaben, und die dritte lässt sich nicht vorab ausfüllen.

Was eine Vorlage darf und wo sie endet

Der Wortlaut der Grundnorm ist kurz. § 5 Abs. 1 ArbSchG: Der Arbeitgeber hat durch eine Beurteilung der für die Beschäftigten mit ihrer Arbeit verbundenen Gefährdung zu ermitteln, welche Maßnahmen des Arbeitsschutzes erforderlich sind. Die Pflicht trifft jeden Arbeitgeber ab dem ersten Beschäftigten, ohne Branchen- und ohne Größenausnahme. Warum sie auch beim Minijob greift, steht in Gefährdungsbeurteilung: Pflicht ab dem ersten Mitarbeiter.

Mit Mustern zu arbeiten ist ausdrücklich vorgesehen. § 5 Abs. 2 Satz 2 ArbSchG: Bei gleichartigen Arbeitsbedingungen ist die Beurteilung eines Arbeitsplatzes oder einer Tätigkeit ausreichend. Sie müssen also nicht jeden Schreibtisch einzeln beurteilen. Für Arbeitsmittel geht die Betriebssicherheitsverordnung weiter: Nach § 3 Abs. 5 BetrSichV dürfen Sie bei der Festlegung der Schutzmaßnahmen vorhandene Gefährdungsbeurteilungen übernehmen, einschließlich gleichwertiger Unterlagen des Herstellers.

Dazu kommt eine Anforderung an die Person, die beurteilt. Für die Verwendung von Arbeitsmitteln gilt § 3 Abs. 3 Satz 3 BetrSichV: Die Gefährdungsbeurteilung darf nur von fachkundigen Personen durchgeführt werden. Wer die Kenntnisse nicht selbst hat, muss sich fachkundig beraten lassen (Satz 4). Für Arbeitsstätten verlangt § 3 Abs. 2 ArbStättV dasselbe. Eine heruntergeladene Vorlage begründet keine Fachkunde, sie ersetzt sie auch nicht.

Die sieben Schritte hinter jedem Muster

Fast jede Vorlage folgt derselben Abfolge. Sie stammt nicht aus dem Gesetzestext, sondern aus der Praxis der Unfallversicherungsträger. Die BG ETEM beschreibt die Beurteilung als fortlaufenden Prozess in sieben Schritten. Andere Träger schneiden dieselbe Abfolge feiner, die BGHM etwa in zehn Handlungsschritte. Verbindlich ist nicht die Zahl der Kästchen, sondern das Ergebnis.

Eine gute Vorlage nimmt Ihnen die Schritte eins bis vier zum Teil ab. Die Schritte fünf bis sieben kann sie nicht liefern: Ob eine Maßnahme durchgeführt wurde, ob sie im Alltag wirkt und wann Sie das zuletzt geprüft haben, weiß nur Ihr Betrieb. Die BG ETEM empfiehlt außerdem, den Prozess unter Mitwirkung der Beschäftigten oder ihrer Vertretungen durchzuführen. Das ist eine Empfehlung des Trägers, keine Frist und keine Formvorschrift, aber es ist der schnellste Weg zu den Gefährdungen, die im Katalog fehlen.

Was in der Dokumentation stehen muss

§ 6 Abs. 1 ArbSchG nennt genau drei Angaben, die aus den Unterlagen ersichtlich sein müssen: das Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung, die vom Arbeitgeber festgelegten Maßnahmen des Arbeitsschutzes und das Ergebnis ihrer Überprüfung. Die dritte ist die einzige, die sich nicht vorab ausfüllen lässt: Sie entsteht erst, wenn Sie nachsehen, ob die Maßnahme trägt. Ein Muster kann dafür Platz lassen, den Inhalt kann es nicht vorwegnehmen.

Der Umfang richtet sich nach Art der Tätigkeiten und Zahl der Beschäftigten. Bei gleichartiger Gefährdungssituation genügen zusammengefasste Angaben (§ 6 Abs. 1 Satz 2 ArbSchG). Ein Betrieb mit vier Beschäftigten braucht also keinen Aktenordner. Er braucht Unterlagen, in denen die drei Angaben wirklich stehen.

Sobald eine Arbeitsstätte oder Arbeitsmittel im Spiel sind, kommen Pflichtangaben dazu. Sie stehen in den Verordnungen, nicht im Gesetz, und sie sind der Grund, warum ein einzelnes Formblatt selten reicht:

Die vierte Angabe aus § 3 Abs. 8 BetrSichV verdient besondere Aufmerksamkeit: Prüffristen für Arbeitsmittel gehören in die Gefährdungsbeurteilung, weil § 14 BetrSichV die Fristen nicht selbst setzt, sondern auf die nach § 3 Abs. 6 ermittelten Fristen verweist. Welches Intervall ein Richtwert ist und wo die Verordnung selbst eine Höchstfrist zieht, steht in Prüffristen für Arbeitsmittel nach § 14 BetrSichV. Die Dokumentation darf elektronisch geführt werden (§ 3 Abs. 8 Satz 3 BetrSichV).

Gefährdungen, die eine Vorlage nicht kennen kann

§ 5 Abs. 3 ArbSchG nennt sechs Quellen, aus denen sich eine Gefährdung insbesondere ergeben kann. Der Katalog ist mit dem Wort „insbesondere“ ausdrücklich offen, aber er ist die beste Gegenprobe für jede Checkliste im Kleinbetrieb:

• die Gestaltung und die Einrichtung der Arbeitsstätte und des Arbeitsplatzes,
• physikalische, chemische und biologische Einwirkungen,
• die Gestaltung, die Auswahl und den Einsatz von Arbeitsmitteln, insbesondere von Arbeitsstoffen, Maschinen, Geräten und Anlagen sowie den Umgang damit,
• die Gestaltung von Arbeits- und Fertigungsverfahren, Arbeitsabläufen und Arbeitszeit und deren Zusammenwirken,
• unzureichende Qualifikation und Unterweisung der Beschäftigten,
• psychische Belastungen bei der Arbeit.

Nummer 6 lohnt den zweiten Blick. Psychische Belastungen bei der Arbeit stehen im Gesetz auf einer Stufe mit Lärm, Maschinen und Arbeitsstoffen, und sie sind kein Sonderthema für Großbetriebe: In der Gastronomie sind es Stoßzeiten und Zeitdruck, in der Arztpraxis der Patientenkontakt, im Büro der Termindruck und die ständige Erreichbarkeit. Auch Nummer 5 wird leicht übersehen, weil sie sich anders liest als die übrigen: Unzureichende Qualifikation und Unterweisung ist nach dem Gesetz selbst eine Gefährdungsquelle, nicht bloß eine Folgepflicht.

Zwei weitere Anforderungen kommen aus Spezialvorschriften, die in einer allgemeinen Vorlage nicht auftauchen:

• Bildschirmarbeit: Bei der Gefährdungsbeurteilung sind die physischen und psychischen Belastungen sowie bei Bildschirmarbeitsplätzen insbesondere die Belastungen der Augen oder die Gefährdung des Sehvermögens der Beschäftigten zu berücksichtigen (§ 3 Abs. 1 Satz 3 ArbStättV). Eine Bürovorlage, die nur Stolperkanten und Mehrfachsteckdosen kennt, greift zu kurz.
• Mutterschutz: Der Arbeitgeber hat im Rahmen der Beurteilung nach § 5 ArbSchG für jede Tätigkeit die Gefährdungen zu beurteilen, denen eine schwangere oder stillende Frau oder ihr Kind nach Art, Ausmaß und Dauer ausgesetzt ist oder sein kann (§ 10 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 MuSchG). Diese Beurteilung ist anlassunabhängig: Sie gehört in die Unterlagen, bevor jemand im Betrieb schwanger ist.

Wann die Beurteilung fortzuschreiben ist

Hier lohnt genaues Lesen, denn das Arbeitsschutzgesetz enthält keinen Satz, der wörtlich eine Fortschreibung der Gefährdungsbeurteilung anordnet. Es verlangt zwei andere Dinge. § 3 Abs. 1 Satz 2 ArbSchG: Der Arbeitgeber hat die Maßnahmen auf ihre Wirksamkeit zu überprüfen und erforderlichenfalls sich ändernden Gegebenheiten anzupassen. § 6 Abs. 1 ArbSchG: Das Ergebnis dieser Überprüfung muss aus den Unterlagen ersichtlich sein. Zusammen führt beides zu einer aktuellen Beurteilung. Ein Intervall in Monaten steht im Gesetz jedoch nicht.

Deutlicher wird die Betriebssicherheitsverordnung. § 3 Abs. 7 BetrSichV verlangt, die Gefährdungsbeurteilung regelmäßig zu überprüfen und dabei den Stand der Technik zu berücksichtigen. Unverzüglich zu aktualisieren ist sie in drei Fällen:

• sicherheitsrelevante Veränderungen der Arbeitsbedingungen einschließlich der Änderung von Arbeitsmitteln erfordern es,
• es liegen neue Informationen vor, insbesondere Erkenntnisse aus dem Unfallgeschehen oder aus der arbeitsmedizinischen Vorsorge,
• die Überprüfung der Wirksamkeit hat ergeben, dass die festgelegten Schutzmaßnahmen nicht wirksam oder nicht ausreichend sind.

Ein Satz derselben Vorschrift wird fast immer überlesen und ist für Kleinbetriebe der praktischste: Ergibt die Überprüfung, dass keine Aktualisierung erforderlich ist, hat der Arbeitgeber dies unter Angabe des Datums der Überprüfung in der Dokumentation zu vermerken. Ein datierter Vermerk mit dem Ergebnis „unverändert“ ist damit kein überflüssiges Papier. Er ist der Nachweis, dass Sie hingesehen haben.

Vom Muster zum Betriebsdokument

Eine Tischlerei mit vier Beschäftigten lädt ein Handwerksmuster herunter. Es nennt Absturz von Leitern und Gerüsten, Verletzungen an Maschinen, Lärm, Holzstaub, Heben schwerer Lasten und elektrische Gefährdungen. Alles davon stimmt. Nicht darin steht, dass seit dem Umbau die Absaugung der Formatkreissäge anders geführt wird, dass der Auszubildende im ersten Lehrjahr an der Abrichte arbeitet und dass zwei Beschäftigte regelmäßig auf Montage fahren, also die Arbeitsstätte täglich wechselt. Drei Punkte, drei Zeilen, und aus der Vorlage wird die Beurteilung dieses Betriebs.

Dieselbe Bewegung gilt für jede Branche. Das Gastronomie-Muster kennt heiße Geräte, Messer und rutschige Böden, aber nicht Ihren Lieferanteneingang mit der Stufe. Das Büro-Muster kennt Bildschirmarbeit, aber nicht das Besprechungszimmer, in dem seit dem Umzug die Kartons stehen. Der Katalog liefert die Sprache, Sie liefern den Betrieb.

GBUPilot legt Ihnen den Gefährdungskatalog Ihrer Branche vor, für Handwerk und Bau, Gastronomie und Küche, Arzt- und Therapiepraxis, Büro und Verwaltung oder Einzelhandel, und dokumentiert die ausgewählten Gefährdungen samt Maßnahmen als Entwurf nach §§ 5, 6 ArbSchG. Daneben führt die App Unterweisungs- und Prüffristen mit einer Ampel und stellt daraus die Nachweis-Mappe für die Berufsgenossenschaft zusammen. Was sie nicht tut: Ihren Betrieb beurteilen. Die Auswahl, die Maßnahmen und die Wirksamkeitsprüfung bleiben Ihre Entscheidung, und für die Prüfung im Einzelfall bleibt die Fachkraft für Arbeitssicherheit die richtige Adresse.

Häufige Fragen

Reicht eine ausgefüllte Vorlage als Gefährdungsbeurteilung aus?

Nein, ausgefüllt ist sie erst der Anfang. Übernehmen dürfen Sie sie: § 5 Abs. 2 Satz 2 ArbSchG lässt bei gleichartigen Arbeitsbedingungen die Beurteilung eines Arbeitsplatzes oder einer Tätigkeit genügen, und § 3 Abs. 5 BetrSichV erlaubt für Arbeitsmittel ausdrücklich, vorhandene Gefährdungsbeurteilungen zu übernehmen – dort allerdings nur, soweit die Angaben den Arbeitsmitteln und Arbeitsbedingungen im eigenen Betrieb entsprechen. Diese Prüfung am eigenen Betrieb ist die eigentliche Arbeit, und das Ergebnis der Wirksamkeitsprüfung nach § 6 Abs. 1 ArbSchG kann keine Vorlage vorwegnehmen.

Was muss in der Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung stehen?

§ 6 Abs. 1 ArbSchG verlangt Unterlagen, aus denen drei Angaben ersichtlich sind: das Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung, die vom Arbeitgeber festgelegten Maßnahmen des Arbeitsschutzes und das Ergebnis ihrer Überprüfung. Bei gleichartiger Gefährdungssituation genügen zusammengefasste Angaben. Für Arbeitsstätten kommt § 3 Abs. 3 ArbStättV hinzu, für Arbeitsmittel der Katalog des § 3 Abs. 8 BetrSichV mit fünf Punkten.

Gibt es eine amtliche Checkliste für die Gefährdungsbeurteilung im Kleinbetrieb?

Ja, aber keine verbindliche: Die Unfallversicherungsträger stellen Handlungshilfen und Checklisten bereit, vorgeschrieben ist keine davon. Die BG ETEM gliedert das Vorgehen in sieben Schritte, die BGHM teilt dieselbe Abfolge in zehn Handlungsschritte – das ist Praxis der Träger, kein Gesetzestext. Als Gegenprobe für jede Checkliste dient der Katalog in § 5 Abs. 3 ArbSchG mit seinen sechs Gefährdungsquellen.

Wie oft muss die Gefährdungsbeurteilung aktualisiert werden?

Das Arbeitsschutzgesetz nennt kein Intervall in Monaten. § 3 Abs. 1 Satz 2 ArbSchG verlangt, die Maßnahmen auf ihre Wirksamkeit zu überprüfen und erforderlichenfalls sich ändernden Gegebenheiten anzupassen. Für Arbeitsmittel wird § 3 Abs. 7 BetrSichV konkret: regelmäßig überprüfen und unverzüglich aktualisieren bei sicherheitsrelevanten Änderungen, bei neuen Erkenntnissen aus Unfallgeschehen oder arbeitsmedizinischer Vorsorge und wenn Maßnahmen sich als unwirksam erwiesen haben. Ergibt die Überprüfung keinen Änderungsbedarf, ist das mit Datum in der Dokumentation zu vermerken.

Muss eine Gefährdungsbeurteilung fürs Büro psychische Belastungen enthalten?

Ja. Psychische Belastungen bei der Arbeit stehen als Nummer 6 im Katalog des § 5 Abs. 3 ArbSchG, gleichrangig neben Lärm, Maschinen und Arbeitsstoffen; der Katalog gilt branchenunabhängig, also auch fürs Büro. Für Bildschirmarbeitsplätze verlangt § 3 Abs. 1 Satz 3 ArbStättV zusätzlich, die Belastungen der Augen oder die Gefährdung des Sehvermögens zu berücksichtigen. Eine Bürovorlage ohne beides ist unvollständig.

Das Wichtigste in Kürze

Dieser Beitrag dokumentiert Pflichten und Fristen und ersetzt weder eine Fachkraft für Arbeitssicherheit noch eine Rechtsberatung. Maßgeblich ist die Prüfung Ihres Betriebs im Einzelfall.