Prüffristen verwalten: Software für kleine Betriebe

Die Leiter wurde im März geprüft, das Protokoll liegt in einem Ordner, und beim Winkelschleifer weiß niemand mehr, wann er dran war. Wer Prüffristen im kleinen Betrieb verwalten will, sucht meist zuerst ein Werkzeug und dann die Vorschrift. Dabei ist der Verordnungstext genau: § 14 Abs. 7 BetrSichV nennt vier Angaben je Prüfung, § 3 Abs. 6 BetrSichV sagt, wer die Frist festlegt. Keine der beiden Vorschriften verlangt eine Software.

Was das Regelwerk von einer Prüffristen-Verwaltung verlangt

Ausgangspunkt ist § 14 Abs. 2 BetrSichV: Arbeitsmittel, die Schäden verursachenden Einflüssen ausgesetzt sind, die zu Gefährdungen der Beschäftigten führen können, sind wiederkehrend von einer befähigten Person prüfen zu lassen. Die Frist steht nicht dort. Geprüft wird „entsprechend den nach § 3 Absatz 6 ermittelten Fristen“.

§ 3 Abs. 6 BetrSichV verlagert sie in Ihren Betrieb: Der Arbeitgeber hat Art und Umfang erforderlicher Prüfungen sowie die Fristen der wiederkehrenden Prüfungen zu ermitteln und festzulegen, dazu die Anforderungen an die prüfende Person. Das ist der erste Datensatz jeder Verwaltung.

Dokumentiert wird sie nach § 3 Abs. 8 BetrSichV mit dem Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung, vor der erstmaligen Verwendung; Satz 2 Nr. 4 nennt ausdrücklich die Prüfungen und ihre Fristen. Entscheidend für die Werkzeugfrage ist der letzte Satz des Absatzes: „Die Dokumentation kann auch in elektronischer Form vorgenommen werden.“

Für die durchgeführte Prüfung gilt § 14 Abs. 7 BetrSichV: aufzeichnen, mindestens bis zur nächsten Prüfung aufbewahren, bei wechselnden Orten am Einsatzort einen Nachweis vorhalten.

Warum kleine Betriebe hier keine Ausnahme haben

In §§ 3, 4 und 14 BetrSichV kommt keine Beschäftigtenzahl vor, und auch § 5 Abs. 1 ArbSchG nennt keine Schwelle. Wie eine Gefährdungsbeurteilung aufgebaut ist, steht in Gefährdungsbeurteilung: Pflicht ab dem ersten Mitarbeiter.

Mit der Betriebsgröße skaliert nur der Umfang der Unterlagen: § 6 Abs. 1 ArbSchG spricht von den „je nach Art der Tätigkeiten und der Zahl der Beschäftigten erforderlichen Unterlagen“; bei gleichartiger Gefährdungssituation reichen zusammengefasste Angaben.

Prüfnachweise lassen sich so nicht zusammenfassen, denn jeder Gegenstand hat sein eigenes Prüfdatum. § 4 Abs. 4 BetrSichV zieht die Konsequenz: Arbeitsmittel, für die Prüfungen vorgeschrieben sind, dürfen nur verwendet werden, wenn diese durchgeführt und dokumentiert wurden. Wer sie trotzdem verwenden lässt, handelt ordnungswidrig (§ 22 Abs. 1 Nr. 8 BetrSichV); der Bußgeldrahmen reicht bis 5.000 €, bei Zuwiderhandlung gegen eine vollziehbare Anordnung bis 30.000 € (§ 25 Abs. 2 ArbSchG). Ein Rahmen, keine Regelbuße.

Eine Grenze zieht die Verordnung ausdrücklich: Die Gefährdungsbeurteilung „darf nur von fachkundigen Personen durchgeführt werden“, und wer die Kenntnisse nicht selbst hat, „hat sich fachkundig beraten zu lassen“ (§ 3 Abs. 3 BetrSichV). Software verwaltet das Ergebnis dieser Fachkunde. Sie stellt sie nicht her.

Wie aus einer Prüfung ein Fälligkeitsdatum wird

Für die meisten Arbeitsmittel im kleinen Betrieb ist das die ganze Rechnung, und genau deshalb funktioniert eine Tabelle rechtlich einwandfrei.

Ein Sonderfall wird oft verallgemeinert: § 14 Abs. 5 BetrSichV regelt den Fristenlauf abweichend, ist aber „nur anzuwenden, soweit es sich um Arbeitsmittel nach Anhang 2 Abschnitt 2 bis 4 und Anhang 3 handelt“. Leiter und Winkelschleifer stehen dort nicht. Mehr dazu in Prüffristen für Arbeitsmittel.

Tabelle oder Fristenverwaltung: der wirkliche Unterschied

Der Punkt, an dem eine Tabelle kippt, ist selten die Rechtslage. Bei drei Leitern und einem Chef reicht ein Blatt. Bei vierzehn Gegenständen und zwei Kolonnen fällt die Erinnerung aus, nicht die Aufzeichnung. Die Trennung dahinter:

• Pflicht: prüfen lassen, aufzeichnen, mindestens bis zur nächsten Prüfung aufbewahren (§ 14 Abs. 2 und Abs. 7 BetrSichV).
• Pflicht: die Frist ermitteln, festlegen und mit der Gefährdungsbeurteilung dokumentieren (§ 3 Abs. 6 und Abs. 8 BetrSichV).
• Richtwert: die überall zitierten Intervalle. Für elektrische Anlagen konkretisiert die DGUV Vorschrift 3 die Prüfpflicht, für Leitern die DGUV Information 208-016. Empfehlungen, keine Gesetzesfristen.
• Fixiert: Feuerlöscher sind nach der ASR A2.2 der BAuA alle zwei Jahre durch einen Fachkundigen zu warten.
• Organisation: Vorwarnzeit, Ampelfarben, Erinnerungen. Keine Vorschrift nennt sie.

Praxisbeispiel: Malerbetrieb mit sechs Beschäftigten

Sechs Beschäftigte, zwei Kolonnen, vierzehn prüfpflichtige Positionen: vier Leitern, sechs ortsveränderliche elektrische Betriebsmittel, ein Kompressor, zwei Feuerlöscher und die ortsfeste Anlage in der Werkstatt. Mit den üblichen Intervallen fallen im ersten Jahr elf Prüfungen an: die vier Leitern, die sechs Betriebsmittel und der Kompressor, jeweils nach zwölf Monaten. Im zweiten Jahr kommen die beiden Feuerlöscher dazu.

Elf Termine über zwölf Monate sind kein Kalenderproblem, sondern ein Erinnerungsproblem. In GBUPilot bekommt jeder Gegenstand eine Prüfart, ein Intervall in Monaten und das Datum der letzten Prüfung; daraus rechnet die App die Fälligkeit, schaltet dreißig Tage vorher auf Gelb und danach auf Rot. Voreingestellt sind 48 Monate für elektrische Anlagen, 24 für Feuerlöscher, 12 für ortsveränderliche Betriebsmittel, Leitern und sonstige Arbeitsmittel. Ausgangswerte: Jede Prüfart nennt, ob ihr Intervall Richtwert, Empfehlung oder fixierte Frist ist, und lässt sich zwischen 1 und 120 Monaten ändern.

Die App führt Gegenstand, Prüfart, Intervall, Prüfdatum und Befund. Das unterschriebene Protokoll der befähigten Person mit Prüfumfang bleibt das Dokument, das Sie aufbewahren und bei wechselnden Einsatzorten mitführen. Ohne durchgeführte und dokumentierte Prüfung darf das Arbeitsmittel nicht verwendet werden (§ 4 Abs. 4 BetrSichV), daran ändert eine grüne Ampel nichts.

In derselben Übersicht steht, wer wann unterwiesen wurde; dazu Unterweisung dokumentieren. Für sechs Beschäftigte reicht Basic mit fünf Mitarbeiterplätzen nicht, der Team-Tarif kostet 19 € im Monat.

Häufige Fragen

Muss ich Prüffristen mit einer Software verwalten?

Nein. Die Betriebssicherheitsverordnung verlangt Aufzeichnungen, kein bestimmtes Werkzeug. Nach § 14 Abs. 7 BetrSichV ist das Prüfergebnis aufzuzeichnen und mindestens bis zur nächsten Prüfung aufzubewahren; ein Ordner mit unterschriebenen Protokollen erfüllt das. Elektronische Dokumentation ist zulässig (§ 3 Abs. 8 BetrSichV), aber nicht vorgeschrieben.

Reicht eine Excel-Tabelle für Prüffristen im kleinen Betrieb?

Ja, wenn zu jeder Prüfung die vier Angaben aus § 14 Abs. 7 BetrSichV vorliegen: Art der Prüfung, Prüfumfang, Ergebnis sowie Name und Unterschrift der befähigten Person. Die Unterschrift lebt dabei meist im Protokoll, nicht in der Tabelle. Was eine Tabelle nicht leistet, ist die Erinnerung an den nächsten Termin.

Welche Angaben muss die Aufzeichnung einer Prüfung enthalten?

Vier Angaben nennt § 14 Abs. 7 BetrSichV: Art der Prüfung, Prüfumfang, Ergebnis sowie Name und Unterschrift der befähigten Person. Bei ausschließlich elektronisch übermittelten Dokumenten tritt die elektronische Signatur an die Stelle der Unterschrift. Aufzubewahren ist die Aufzeichnung mindestens bis zur nächsten Prüfung.

Wer legt das Prüfintervall fest?

Der Arbeitgeber. § 3 Abs. 6 BetrSichV verlangt, Art und Umfang erforderlicher Prüfungen sowie die Fristen der wiederkehrenden Prüfungen zu ermitteln und festzulegen. Grundlage ist die Gefährdungsbeurteilung, die nach § 3 Abs. 3 BetrSichV nur fachkundige Personen durchführen dürfen. Voreingestellte Intervalle einer Software sind Ausgangswerte, keine Festlegung.

Das Wichtigste in Kürze

Dieser Beitrag dokumentiert Pflichten und Fristen und ersetzt weder eine Fachkraft für Arbeitssicherheit noch eine Rechtsberatung. Maßgeblich ist die Prüfung Ihres Betriebs im Einzelfall.